L'e-commerce nécessite une intégration des processus

Mettre en place un flux de travail, c'est cartographier l'entreprise

Presque toutes les entreprises ont un jour commencé à petite échelle. Souvent, leur croissance a essentiellement été le fruit du hasard et a découlé de leur capacité à saisir les opportunités lorsqu'elles se présentaient. Cela fait parfois apparaître des entreprises formidables mais souvent, cela n'offre pas une base logique pour un flux de travail bien pensé. Ceux qui souhaitent s'y atteler doivent examiner attentivement leur propre organisation.

Dans l'entreprise moyenne de signalétique, d'affichage et de grand format, l'exception est la règle. Aucune commande ne ressemble à une autre et le nombre d'opérations varie énormément: impression, découpe, tension, emballage, collage et bien d'autres encore. La production se déroule généralement dans des délais très serrés. Le chaos est donc toujours à l'ordre du jour.

Le marché des spécialistes du grand format se divise de plus en plus entre les revendeurs disposant de capacités de production modestes et leurs fournisseurs. Ces derniers ne cessent d'étendre leur parc de machines. Face à cette diversité et à la pression exercée sur les délais, des concepts tels que l'intégration des processus et le flux de travail sont souvent interprétés de manière minimaliste. Le flux de travail est compris comme le chemin entre le RIP et l'imprimante grand format. L'intégration des processus est le système d'estimation qui fait partie du MIS (Management Information System). C'est du moins l'opinion qui prévaut.

En réalité, le flux de travail commence dès la réception de la commande et se termine avec le traitement chez le client.  Cette prise de conscience est de plus en plus répandue dans les entreprises, maintenant que le commerce électronique est devenu le facteur dominant du processus de commande. En outre, les entreprises s'associent de plus en plus à des plateformes numériques. Sur ces plateformes, les clients commandent toutes sortes de produits dans le monde entier, y compris ceux de l'entreprise de signalétique reliée. La plateforme choisit l'entreprise la plus proche de l'adresse de livraison pour réaliser la commande. De cette manière, l'entreprise fait partie d'un réseau plus vaste. Le flux de travail doit être transparent pour elle.

Vision d'entreprise

Dans l'entreprise moderne, tout est entremêlé. Il est donc important de développer une vision de l'entreprise, du marché et des objectifs. Cette vision est nécessaire, y compris lorsqu'il s'agit d'investir dans le personnel, l'espace de production, les nouvelles machines et les logiciels. Il s'agit de voir plus loin que les performances du nouvel achat. Pour votre entreprise, la vitesse n'est peut-être pas le critère le plus important lors du choix d'une nouvelle imprimante grand format. Peut-être que la fiabilité opérationnelle est une exigence bien plus importante. Il en va de même pour de nombreux autres aspects.

Un élément indispensable dans la vision d'entreprise est le commerce électronique. La possibilité de commander des produits sur internet a bouleversé le monde des affaires. Tout indique que les commandes via internet continueront de croître dans les années à venir. Le processus de commande s'améliore et se simplifie. Les clients sont de moins en moins disposés à prendre le téléphone pour discuter d'une commande complexe.

Les e-shops sont de plus en plus innovants. Ainsi, les clients sont mieux à même de saisir une commande complexe en quelques clics. Avec le développement de l'intelligence artificielle, nous assisterons à une accélération dans ce domaine au cours des prochaines années. Les avantages pour toutes les parties sont innombrables. Le client sait à quoi s'attendre, le fournisseur sait ce qu'il doit livrer.

C'est une bonne chose que toutes sortes de commandes complexes soient passées en petits volumes, mais à l'arrière de l'e-shop se trouve l'environnement de production. Cet environnement doit être en mesure de faire face à cette situation. Le client veut recevoir ses produits rapidement. Il veut également être informé de l'état d'avancement de sa commande. Sans une automatisation poussée, c'est impossible. Même l'organisation des activités manuelles nécessite une automatisation poussée. Les bons de commande en papier et les sachets de commande ne suffisent plus.

Il est temps de changer de système d'information de gestion

L'arrivée de logiciels MIS (management information system) de plus en plus performants, combinée à l'introduction de normes, a rendu le secteur graphique beaucoup plus efficace. Beaucoup de grandes entreprises LFP doivent encore cueillir les fruits de cette évolution. Bonne nouvelle: on voit arriver sur le marché des logiciels MIS de plus en plus performants, avec des modules dédiés à la production LFP. Le système d'information de gestion est un point de départ important pour la structure de l'entreprise. À partir de ce système, des choix stratégiques doivent être faits en permanence.

Mais il y a aussi de mauvaises nouvelles: depuis quelques années, un solide mouvement de consolidation est en cours dans le paysage des systèmes d'information de gestion. Il est difficile pour les petits fournisseurs de MIS de faire face à leurs grands concurrents. Certains sont rachetés et supprimés, tandis que d'autres continuent à servir leurs clients avec des mises à jour. Toutefois, ils ne proposent pas d'améliorations ou d'innovations spectaculaires. L'utilisateur doit donc choisir: passer à un autre MIS ou se débrouiller.

Pour les grandes entreprises de signalétique, un tel changement est recommandé, mais pour les acteurs plus petits, le choix est plus difficile. Un nouveau MIS coûte du temps et de l'argent. Cet investissement doit être rentabilisé. Il est donc judicieux de ne pas se contenter de la démonstration fantaisiste du fournisseur de MIS. Le MIS doit réellement contribuer à la modernisation de l'entreprise, les employés doivent pouvoir l'utiliser et le système doit s'intégrer dans le flux de travail. Avec un peu de malchance, le système contient toutes sortes de fonctionnalités que vous n'utilisez jamais, tandis que celles dont vous avez besoin sont absentes. C'est pourquoi il est bon de clarifier au moins certains points.

Calcul préalable

La fixation du prix est la partie la plus importante du processus de devis. De nombreuses entreprises utilisent pour cela une règle empirique simple. Il s'agit généralement d'un prix fixe au mètre carré appliqué à chaque travail, la seule variable étant le prix de revient du matériau utilisé. Il y a un risque qu'un travail pour lequel le prix de revient est estimé de manière aussi approximative entraîne des pertes pour l'entreprise ou la conduise à se retirer du marché.

Pour parvenir à un coût réaliste, il est nécessaire de prendre en compte de nombreuses autres variables, telles que l'utilisation de l'encre, l'utilisation de l'équipement, la main-d'œuvre, les temps de changement, le temps nécessaire pour découper la bonne forme et le café que l'opérateur boit en surveillant sa machine.

Un système de calcul moderne est capable de déterminer ces variables à l'avance pour chaque travail. Ce calcul doit être effectué rapidement, car le client s'attend à voir ce que ça va lui coûter dès qu'il a introduit ses exigences dans l'e-shop. Le calculateur humain ne joue donc aucun rôle dans ce flux de travail. À cet égard, il n'est pas rentable de faire travailler un employé pour calculer de très faibles volumes.

Calcul a posteriori

Nombreuses sont les entreprises qui ont succombé à leur propre succès simplement parce que le calcul a posteriori n'était pas correct. L'account manager enregistre des piles de nouvelles commandes grâce à des prix bas, des clients qui font travailler à perte sont servis comme des rois et la production fait des heures supplémentaires. On oublie parfois qu'il doit rester de l'argent à la fin. Si les coûts ne sont pas planifiés, il est difficile d'effectuer des ajustements à temps.

Le calcul a posteriori est donc tout aussi important que le calcul préalable. Plus les machines peuvent renvoyer automatiquement des données pertinentes au système d'information de gestion, mieux c'est. D'autres données provenant de l'environnement de production, par exemple des opérateurs, peuvent également être cruciales. La saisie des données doit donc être très simple et l'intégration des processus est un outil important pour la collecte des données.

Un MIS moderne dispose souvent d'un tableau de bord dans lequel toutes les données sont clairement affichées. Il est ainsi plus facile d'intervenir en cas de problème, mais cela peut aussi donner lieu à toutes sortes de nouvelles idées. Au salon Drupa, on a présenté des systèmes pour cartographier les mouvements des opérateurs. Les résultats ont permis de déterminer si l'atelier pouvait être organisé de manière plus efficace. Par exemple, une vue d'ensemble des mouvements peut également révéler s'il est intéressant d'investir dans un robot ou un cobot.

Planification

Un MIS moderne comprend souvent un module de planification, bien qu'un tel système puisse également fonctionner de manière autonome. Il s'agit du troisième élément nécessaire au bon fonctionnement d'un flux de travail. Aujourd'hui, un système de planification est flexible et il est automatiquement reprogrammé en cas de changement. Mais la planification est une science en soi et la manière dont elle est mise en œuvre dépend de la vision de l'entreprise et de la façon dont elle est organisée. Peut-être que l'entreprise adopte une approche de gestion allégée (Lean Management) ou peut-être qu'une méthode de travail traditionnelle fonctionne mieux après tout.

La planification peut supposer une production par petits lots, par commande ou une combinaison des deux. Le système de planification doit être en mesure de gérer ces deux méthodes, ainsi que d'autres. La planification est extrêmement importante pour la flexibilité, la satisfaction du client et la maîtrise des coûts. Grâce à la planification, les ressources telles que la main-d'œuvre, les machines et les matériaux sont exploitées de manière optimale. Cela permet d'éviter les gaspillages et de réduire les coûts. La capacité peut être utilisée de manière optimale grâce à une planification adéquate.

Des exemplaires uniques

Dans les secteurs de l'industrie manufacturière où les produits variables sont nombreux et où l'on produit des pièces uniques ou des petites séries, il est important de réduire les délais. En effet, en raison des coûts élevés, il n'est pas rentable de stocker des produits semi-finis pendant une longue période. Prenons l'exemple d'un client qui commande une série de boîtes uniques pour différentes adresses de livraison à différents moments. Ces boîtes peuvent être produites à des moments différents et expédiées individuellement, même s'il s'agit en réalité d'une seule commande.

Le planificateur traditionnel préfère viser des taux d'utilisation élevés pour les machines. Comme la vitesse de traitement diffère d'une machine à l'autre, des files d'attente peuvent se former dans la production. Des produits semi-finis attendent dans l'entrepôt ou dans un coin de la zone de production d'être transformés. Le planificateur ajoute souvent une autre tâche entre les deux afin de maintenir un taux d'utilisation élevé de la capacité. En outre, même des perturbations mineures dans la production à des taux d'utilisation élevés ont un impact important sur les délais.

Par conséquent, le délai de production est souvent relativement long. Plus il y a de travail, plus ça prend du temps et plus ça devient imprévisible. Un taux d'utilisation élevé constitue donc un défi de taille pour le planificateur, pour son système de planification et pour les collaborateurs qui passent beaucoup d'heures improductives à se concerter.

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Production calme

La congestion de la production et les longs délais d'exécution sont mal adaptés à un marché on-demand qui exige des livraisons rapides. Le client ne se soucie guère de savoir si vous utilisez une machine rapide qui fonctionne en permanence. Ce qui l'intéresse, ce n'est pas le processus, mais la livraison rapide et un bon prix. Les entreprises manufacturières choisissent donc souvent de réduire les délais de livraison. Des méthodes ont été développées à cet effet, telles que le Lean Management et le Quick Response Manufacturing (QRM).

Pour ces modèles, un bon système d'information et de planification est indispensable. L'avantage de travailler avec le commerce électronique est que la façon dont les commandes arrivent est toujours la même et donc prévisible. Ainsi, cette première étape du processus fournit d'emblée un point de départ pour la mise en place correcte du reste de la production.

En même temps, l'ensemble de l'organisation doit être imprégné de la méthode de travail. Le personnel de production peut avoir peur à l'idée que le taux d'utilisation de certaines machines soit faible. Il en va de même pour la direction. Lorsqu'une entreprise opte pour le QRM, il est très utile que le manager soit formé à cette méthode. Dans le QRM, tout est axé sur des délais de production et de livraison courts. L'organisation est donc divisée en cellules. Chaque cellule est généralement organisée en fonction d'un type de produit ou d'un groupe de clients. Cela permet de passer rapidement d'un produit à l'autre au sein d'une organisation flexible.

Valeurs sacrées

La mise en place d'un flux de travail consiste à analyser l'organisation et le groupe cible et à faire des choix. Chaque investissement doit être considéré en relation avec les autres parties de l'ensemble. Par exemple, le choix d'un nouveau MIS n'est rien d'autre que le choix d'une stratégie pour l'avenir. Il est parfois nécessaire de s'attaquer à des valeurs sacrées. Cela peut s'avérer instructif.